BLOG
Ręczne klepanie naklejek inwentaryzacyjnych to marnowanie czasu. Jak zautomatyzować kody kreskowe w Office?
Ewidencja sprzętu komputerowego to w każdej rozwijającej się firmie przykry obowiązek. Kiedy do zespołu dołączają nowi ludzie, a na stan wchodzą kolejne laptopy, monitory i telefony, ktoś musi to wszystko policzyć i oznaczyć.
Niestety, w wielu przedsiębiorstwach ten proces wciąż wygląda jak z poprzedniej epoki. Pracownik administracji lub młodszy informatyk spędza pół dnia na ręcznym przepisywaniu numerów seryjnych do Excela, a potem pojedynczo drukuje naklejki na domowej drukarce etykiet.
W Intesys uważamy, że to czyste marnowanie roboczogodzin. Skoro płacisz za licencje pakietu Microsoft Office, to pozwól mu pracować za Ciebie. Poniżej nasz inżynier opisuje prosty lifehack, który pozwala masowo wygenerować kody kreskowe dla setek urządzeń w zaledwie kilka minut.
Dlaczego fabryczne kody seryjne to za mało?
Podczas audytów infrastruktury IT u naszych klientów niemal zawsze pojawia się ten sam problem: brak jednego standardu oznaczeń. Część urządzeń ma kody seryjne starte od codziennego użytkowania, inne mają je ukryte pod baterią, a jeszcze inne posiadają wewnętrzne, firmowe numery ewidencyjne przypisane przez księgowość.
Aby nie zginąć w tym chaosie, najwygodniej jest stworzyć własną listę numeracji w Excelu (np. INT-2026-001).
Nie potrzebujesz do tego drogiego, specjalistycznego oprogramowania. Wystarczy funkcja korespondencji seryjnej i jedna ukryta formuła w programie Word.
Instrukcja w 3 krokach: Jak połączyć Excela z Wordem?
Oto szybka ścieżka do stworzenia gotowych etykiet biurowych:
Krok 1: Wybór formatu etykiety
Otwórz czysty dokument w MS Word. Wejdź w zakładkę Korespondencja seryjna, kliknij Rozpocznij korespondencję seryjną i wybierz Etykiety. Tutaj możesz precyzyjnie wskazać rozmiar arkusza nabytego w sklepie papierniczym.
Krok 2: Zaciągnięcie bazy z Excela
W tej samej sekcji kliknij Wybierz adresatów, a następnie Użyj istniejącej listy. Wskaż swój plik Excel z przygotowanymi kodami.
Word połączy się z arkuszem i z listy pozwoli Ci wybrać kolumnę, z której ma pobierać dane.
Krok 3: Wpisanie ukrytej formuły
Teraz najważniejsze. Zamiast zwykłego wstawienia tekstu, kliknij w obszarze etykiety skrót klawiszowy CTRL + F9. Pojawią się nawiasy klamrowe {}. Wpisz wewnątrz nich dokładnie taką komendę:
{ DISPLAYBARCODE "nazwa_Twojej_kolumny_z_Excela" CODE128 \t \h 1440 }(Oczywiście w miejsce "nazwa_Twojej_kolumny_z_Excela" wstawiasz dokładny nagłówek ze swojego pliku Excel, np. „Kolumna1” lub „KOD”).
Efekt końcowy: Szybki "pik" zamiast klikania
Użyta formuła instruuje Worda, aby tekst z arkusza kalkulacyjnego automatycznie przekształcił w graficzny kod kreskowy w uniwersalnym standardzie CODE128.
Po zakończeniu scalania korespondencji seryjnej program błyskawicznie wygeneruje cały arkusz unikalnych kodów, gotowych do wydrukowania na papierze samoprzylepnym.
Word sam zamienił cyfry w czytelne paski kodu, oszczędzając nam godzin pracy.
Naklejasz etykiety na firmowy sprzęt i od tego momentu każda inwentaryzacja, wydanie komputera pracownikowi czy zwrot na magazyn to kwestia jednego kliknięcia skanerem. Zero literówek, zero pomyłek, zero stresu.
FAQ - Co może pójśc nie tak?
Tak. Standard CODE128 jest w pełni czytelny zarówno dla fizycznych skanerów magazynowych, jak i darmowych aplikacji na smartfony z systemem Android oraz iOS.
Twoi pracownicy wciąż robią rzeczy ręcznie? Zmieńmy to.
Prawdziwa opieka IT polega na zdejmowaniu z biznesu nudnej, powtarzalnej pracy. Jeśli chcesz, aby Twoja infrastruktura była bezpieczna, zoptymalizowana finansowo, a procedury działały jak szwajcarski zegarek – porozmawiajmy. Skontaktuj się z Intesys i sprawdź, jak usługa "Twój Dział IT” pomoże rozwinąć skrzydła Twojej firmie w Wielkopolsce.
BLOG
Przeczytaj więcej
- /
Ręczne klepanie naklejek inwentaryzacyjnych to marnowanie czasu. Jak zautomatyzować kody kreskowe w Office?
Ewidencja sprzętu komputerowego to w każdej rozwijającej się firmie przykry obowiązek. Kiedy do zespołu dołączają nowi ludzie, a na stan…
Czytaj
- /
Chaos w kablach czy fundament profesjonalizmu? Dlaczego porządek w szafie rack to oszczędność dla biznesu
W świecie nowoczesnego biznesu większość dyskusji o IT kręci się wokół chmury, zaawansowanych systemów cyberbezpieczeństwa, automatyzacji procesów czy wydajności serwerów.…
Czytaj
- /
Paradoks cyfrowego dozoru: Czy bezpieczny monitoring firmowy może stać się zagrożeniem?
W dobie cyfryzacji infrastruktury firmowej, uwaga kadry zarządzającej często skupia się na zewnętrznych systemach obronnych, takich jak zaawansowane firewalle czy…
Czytaj