Tło współpracy

Współpraca z klientem rozpoczęła się ponad 6 lat temu. Wcześniej firma korzystała z usług pojedynczego specjalisty zewnętrznego, który realizował usługi na miejscu wyłącznie w razie potrzeby.

W miarę rozwoju organizacji i wzrostu liczby użytkowników, serwerów oraz wymagań technologicznych, taki model współpracy przestał być wystarczający. Klient poszukiwał partnera, który nie tylko przejmie pełne kompetencje działu IT, ale również będzie aktywnie doradzał i wdrażał dobre praktyki, wspierając tym samym rozwój firmy.

Wyzwania biznesowe

Klient zmagał się z szeregiem problemów technologicznych, które zagrażały bezpieczeństwu, stabilności i dalszemu rozwojowi organizacji:

Przestarzała infrastruktura pocztowa: Exchange on-premise ograniczał możliwość skalowania skrzynek pocztowych, nie oferował filtrowania antyspamowego i antymalware, wymagał manualnego zarządzania oraz stwarzał duże ryzyko utraty danych przy braku wydajnych kopii zapasowych

Brak nowoczesnych zabezpieczeń sieciowych: sieć firmowa nie posiadała urządzeń klasy UTM, co utrudniało lokalizowanie problemów, zwiększało ryzyko cyberataków i potencjalnych wycieków danych.

Brak wsparcia producenta dla sprzętu sieciowego: rozwiązywanie problemów wymagało czasochłonnego przeszukiwania for internetowych i dokumentacji technicznej, zamiast możliwości szybkiego zgłoszenia problemu bezpośrednio do supportu producenta. To wydłużało czas reakcji i utrudniało skuteczne zarządzanie siecią.

Brak odpowiednich urządzeń: Infrastruktura IT oparta w wielu miejscach o rozwiązania przeznaczone dla konsumentów, dlatego zachodziła konieczność stopniowej wymiany na sprzęt zarządzalny klasy enterprise.

Brak systemu backupów: Brak skutecznej strategii zabezpieczenia danych narażał firmę na poważne konsekwencje w razie awarii.

Niespójność środowiska biurowego: firma korzystała z różnych wersji pakietów Microsoft Office na licencjach pudełkowych, co wymuszało ręczne prowadzenie ewidencji kluczy, ograniczało elastyczność w przypisywaniu licencji do użytkowników oraz utrudniało standaryzację i aktualizację oprogramowania w całej organizacji.

Likwidacja przestarzałej centrali komunikacyjnej VoIP i telefonów stacjonarnych: migracja komunikacji wewnętrznej do komunikatorów systemowych.

Cel współpracy:

Zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności infrastruktury IT.
Wprowadzenie spójnego i aktualnego oprogramowania biurowego.
Utworzenie aktywnego działu IT w strukturze organizacji.
Wdrożenie skutecznej strategii backupowej (model 3-2-1).
Przygotowanie planu działania na wypadek awarii (disaster recovery).
Stałe wsparcie techniczne i doradztwo w zakresie inwestycji.

Rozwiązanie

Usługi i narzędzia wdrożone przez Intesys:

Migracja do Microsoft 365: ujednolicenie środowiska pracy i przeniesienie poczty do Exchange Online.

Firewall Fortinet: wdrożenie nowoczesnych urządzeń UTM we wszystkich lokalizacjach.

System backupowy VEEAM: zapewnienie bezpieczeństwa danych i replikacji.

Strategia backupowa 3-2-1: skuteczny system ochrony danych.

Redundancja w kluczowych obszarach: dostęp do internetu, zasilanie awaryjne.

Automatyzacja komunikacji: wdrożenie bramki SMS autorstwa Intesys, która pozwoliła wysyłać automatyczne komunikaty do kierowców.

Proces współpracy:

Audyt infrastruktury i dokumentacji IT.

Spis oraz odzyskanie licencji oprogramowania.

Standaryzacja stanowisk pracy i konfiguracja urządzeń końcowych.

Stopniowe przejście na mobilne środowisko pracy (laptopy, smartfony), które pozwoliło organizacji zachować ciągłość pracy w okresie pandemii COVID-19.

Administracja siecią w siedzibie w Kostrzynie i oddziałach w Warszawie, Berlinie oraz biurze w Hiszpanii.

Rekonfiguracja sieci i zacieśnienie polityk bezpieczeństwa (m.in. haseł, dostępów).

Efekty współpracy

Wprowadzone zmiany przyniosły firmie Marathon wymierne korzyści biznesowe:

Stabilność i bezpieczeństwo: Znaczący spadek liczby awarii, wyższa odporność systemów na zagrożenia.

Efektywność kosztowa:

Rezygnacja z utrzymywania wewnętrznego zespołu IT.
Stała obecność w siedzibie, zachowanie ciągłości współpracy z osobami, które znają organizację i pracowników.
Brak przestojów spowodowanych urlopami czy absencjami pracowników.

Rozwój organizacji:

Wzrost liczby maszyn wirtualnych do kilkunastu.
Rozszerzenie zakresu działań – objęcie opieką również działu wdrożeń.

Większa responsywność:

Współpraca ewoluowała od okazjonalnej do stałej obecności specjalistów w tygodniu.
Krótszy czas reakcji, szybka eliminacja problemów.

W okresie dynamicznego rozwoju potrzebowaliśmy partnera, który nie tylko odpowiadałby na nasze zgłoszenia, ale był integralną częścią naszej organizacji. Codzienne wsparcie użytkowników i rozwiązywanie bieżących problemów to tylko część sukcesu. Dużo ważniejsze było doradztwo w zakresie koniecznych inwestycji i wdrożeń oraz wprowadzenia zasad bezpieczeństwa. Podjęte wspólnie działania przyniosły wymierne korzyści wszystkim pracownikom, którzy dzięki dostępowi do nowoczesnych i niezawodnych rozwiązań mogli w pełni skupić się na swojej pracy.

Radosław Leksowski

Wiceprezes Zarządu

Marathon International