Case Study Urząd Gminy Dopiewo – wsparcie IT

Spis treści

1. Wyzwanie biznesowe

2. Cel współpracy

3. Rozwiązanie

4. Efekty współpracy

5. Wykorzystane technologie

Klient:

Urząd Gminy Dopiewo

Branża:

Jednostka Samorządu Terytorialnego (JST)

Wyzwanie biznesowe

Każdego roku Urząd Gminy Dopiewo wysyła tysiące decyzji o wymiarze podatku od nieruchomości do właścicieli nieruchomości. Proces ten realizowany jest przez Pocztę Polską, a potwierdzenia odbioru przesyłek trafiały z dużym opóźnieniem.

Co więcej, ich ręczne wprowadzanie do systemu księgowego było czasochłonne, podatne na błędy i wymagało również zaangażowania całego zespołu pracowników.

Cel współpracy:

Zautomatyzowanie i uproszczenie procesu przetwarzania potwierdzeń odbioru oraz integracja systemów Urzędu z systemem Nadawca Poczty Polskiej.

Rozwiązanie

Intesys opracował dedykowane oprogramowanie Pocztalntegrator, które zautomatyzowało proces nadawania przesyłek masowych oraz odczytu i integracji danych zwrotnych z Poczty Polskiej.

Zakres prac:

Analiza procesów i diagnostyka systemu w celu integracji z wieloma bazami danych dla różnych systemów

Stworzenie i wdrożenie testowej wersji aplikacji

Przekazanie gotowego narzędzia zespołowi odpowiedzialnemu za korespondencję

Integracja z systemem finansowo-księgowym

Zespół projektowy:

3 osoby (programista, menedżer projektu, ekspert po stronie klienta)

Efekty współpracy

Wprowadzone zmiany przyniosły firmie Urzędowi Gminy Dopiewo wymierne korzyści biznesowe:

Czas przygotowania listów do wysyłki został skrócony z kilkunastu dni roboczych do kilkunastu minut.

Automatyczne przetwarzanie danych z Poczty Polskiej.

Eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.

100% satysfakcji użytkowników końcowych.

Stabilna i niezawodna integracja z istniejącymi systemami. System został zaprojektowany i wdrożony w sposób zapewniający pełną kompatybilność z już funkcjonującymi programami w organizacji.

Program zabezpieczony hasłem - dostęp wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.

Współpraca z Intesys była bardzo sprawna i profesjonalna. Zespół szybko zrozumiał nasze potrzeby i zaproponował rozwiązanie, które rzeczywiście ułatwiło nam pracę. Dzięki Pocztalntegrator znacząco skróciliśmy czas obsługi decyzji podatkowych, a cały proces stał się bardziej przejrzysty i bezbłędny. Polecam Intesys jako partnera IT."

Małgorzata Wzgarda

Sekretarz Gminy Dopiewo